Privacyreglement van One Accountants B.V.

In dit reglement laat One Accountants B.V. zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is. 

Privacy speelt een belangrijke rol in onze hedendaagse informatiemaatschappij en daar waar het de relatie tussen de consument en het bedrijfsleven betreft. Bedrijven en organisaties hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Zij zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van consumenten. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

1. Wetgeving en definities

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties. 

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie. 

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN). 

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. 

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen. 

  1. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door One Accountants B.V. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen One Accountants B.V. plaatsvinden.

  1. Verantwoordelijke

One Accountants B.V. is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens One Accountants B.V. worden uitgevoerd.

  1. Verwerkingen

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking: verzamelen, vastleggen en ordenen, bewaren, bijwerken en wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is. 

Doeleinden

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, kunnen de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

• Noodzakelijk is om een verplichting na te komen die in de wet staat

• Noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel van is

• Noodzakelijk is om vitale belangen van de betrokkene te beschermen of voor de vervulling van een taak van algemeen belang

• Noodzakelijk is voor de behartiging ven de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.  In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden. 

One Accountants B.V. zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door medewerkers met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt One Accountants B.V. alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

Doorgifte (artikel 44 t/m 50 AVG)

One Accountants B.V. geeft in de regel geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

5. Transparantie en communicatie

Informatieplicht (artikel 13,14 AVG)

One Accountants B.V. informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan One Accountants B.V. geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop One Accountants B.V. met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via deze privacyverklaring of – statement bij het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst, een opdrachtbevestiging of bij een andere overeenkomst gebeuren of via de privacyverklaring of –statement op de website van One Accountants B.V.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Verwijdering

One Accountants B.V. bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de aan haar opgedragen werkzaamheden. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (artikel 13 t/m 20 AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om One Accountants B.V. te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.

• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij One Accountants B.V. om dit te corrigeren.

• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan One Accountants B.V. te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. One Accountants B.V. zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking. 

  • Recht op dataportabiliteit: Betrokkenen hebben het recht om de persoonsgegevens die hij aan

een verantwoordelijke heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze aan een andere verantwoordelijke over te dragen.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. One Accountants B.V. heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal One Accountants B.V. laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij One Accountants B.V., of een klacht in te dienen bij de Autoriteit. Aan de hand van een verzoek kan One Accountants B.V. aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (artikel 22 AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn: financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Om profilering wat duidelijker te maken, geldt het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de website van One Accountants B.V. naar een bepaalde dienst kijkt, mag One Accountants B.V. geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. One Accountants B.V. mag wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

One Accountants B.V. maakt geen gebruik van profilering. 

7. Big data en tracking

Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, One Accountants B.V.  wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

One Accountants B.V. maakt geen gebruik van Big data en tracking.

8. Plichten van One Accountants B.V.

Register van verwerkingen

One Accountants B.V. is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan One Accountants B.V. de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

• De doelen van de verwerking;

• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35 AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (PIA) worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. One Accountants B.V.  voert geen Gegevensbeschermingseffectbeoordeling in onze organisatie uit omdat wij geen verwerkingen doen die waarschijnlijk een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Mocht dit op termijn of in voorkomende gevallen anders zijn, dan zal onze organisatie uiteraard voldoen aan de plicht volgens de instructies uit deze privacy-administratie (tab 6).

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39 AVG)

One Accountants B.V. heeft geen FG aangesteld omdat wij van mening zijn dat wij niet aan één van de volgende  voorwaarden voldoen:

  • De organisatie is een overheidsinstantie of –orgaan;
  • Verwerkingen van persoonsgegevens die bestaan uit het op regelmatige basis stelselmatig observeren van betrokkenen op grote schaal;
  • De kernactiviteit bestaat uit het grootschalig verwerken van bijzondere categorieën van persoonsgegevens of persoonsgegevens van strafrechtelijke aard.

Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de heer B. Wieser e-mail adres barry@oneaccountants.nl

Datalekken (Artikel 33,34 AVG)

Er is sprake van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt One Accountants B.V. dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt One Accountants B.V. dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Voor een uitgebreide handleiding wordt verwezen naar het Protocol Datalekken (BIJLAGE)

BIJLAGE PROTOCOL MELDEN EN REGISTREREN VAN DATALEKKEN

Onze organisatie loopt de volgende stappen door wanneer zich een beveiligingsincident heeft voorgedaan met gegevens. Tevens documenteert onze organisatie eventuele datalekken op de bijgaande lijst.

Stap 1 – Zijn de betreffende gegevens persoonsgegevens?

Een inbreuk is pas relevant voor de meldingsplicht van de AVG als het persoonsgegevens betreffen, oftewel betreffen het alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon? (artikel 4 lid 1 AVG)

Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

JA? > Ga naar Stap 2.

NEE? > Het betreft geen datalek in de zin van de AVG, dus er hoeft niet gemeld te worden.

Stap 2 – Zijn de gegevens per ongeluk of op onrechtmatige wijze vernietigd, verloren of gewijzigd?

Een voorbeeld hiervan is als gegevens zoek zijn (USB-stick of smartphone zoek) of door onbevoegden zijn versleuteld (encrypted) of veranderd. (artikel 4 lid 12 AVG)

Indien onbevoegden gegevens met adequate encryptie buit maken, dan betreft het géén datalek mits de organisatie nog over een toegankelijke kopie van de gegevens beschikt.

JA? > Het betreft een datalek die gemeld moet worden. Ga naar Stap 5.

NEE? > Ga naar Stap 3.

Stap 3 – Zijn de gegevens ongeoorloofd verstrekt of ongeoorloofd toegankelijk geweest tot doorzenden, opslaan of op andere wijzen verwerken?

Ook als gegevens niet zijn verdwenen uit de eigen beschikking kan er soms sprake zijn van een datalek als onbevoegden de gegevens hebben kunnen raadplegen of anderszins verwerken. (artikel 4 lid 12 AVG)

Indien onbevoegden enkel toegang hadden tot versleutelde gegevens (met adequate encryptie), dan betreft het géén datalek.

JA? > Het betreft een datalek die gemeld moet worden. Ga naar Stap 5.

NEE? > Ga naar Stap 4.

Stap 4 – De onderhavige inbreuk dient gedocumenteerd te worden.

Ook als een inbreuk niet leidt tot een meldingsplicht, dienen deze te worden gedocumenteerd. Onze organisatie gebruikt hiervoor de hierna volgende registratielijst. (artikel 33 lid 5 AVG)

Stap 5 – Is het waarschijnlijk dat de inbreuk risico’s inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen?

De Meldingsverantwoordelijke – dit kan een functionaris gegevensbescherming (FG) zijn – beoordeelt het risico van de inbreuk samen met de Directie en eventueel de betrokken technische personen (bijv. de systeembeheerder van de Verwerker). Eventueel wordt een Externe Adviseur ingeschakeld bij twijfelgevallen of voor de begeleiding van het doen van de melding. De te beantwoorden vraag luidt: Is het waarschijnlijk dat de inbreuk in verband met de persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden (lees hierin vooral de ‘bescherming van de persoonlijke levenssfeer’) van natuurlijke personen (dat zijn ‘mensen’ en géén rechtspersonen).

JA? > Er moet gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Ga ook door naar Stap 6.

NEE? > De inbreuk is niet ernstig genoeg om te moeten worden gemeld. Registreer de inbreuk echter wel als vermeld onder Stap 4.

Hieronder een overzicht van voornoemde actoren van onze organisatie bij datalekken:

 

Actoren

Naam

Telefoonnummer

E-mailadres

Meldingsverantwoordelijke

B. Wieser

088-1201220

barry@oneaccountants.nl

Directie

B. Wieser

088-1201220

barry@oneaccountants.nl

Externe Adviseur

Contactpersoon Verwerker

Melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens wordt gedaan via:

https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Let op: Indien met vertraging (na 72 uur) gemeld wordt, dient de vertraging te worden gemotiveerd.

Stap 6 – Houdt de inbreuk een hoog risico in voor de rechten en vrijheden van natuurlijke

personen?

De Meldingsverantwoordelijke – dit kan een functionaris gegevensbescherming (FG) zijn – beoordeelt het risico van de inbreuk samen met de Directie en eventueel de betrokken technische personen (bijv. de systeembeheerder van de Verwerker). Eventueel wordt een Externe Adviseur ingeschakeld bij twijfelgevallen of voor de begeleiding van het doen van de melding.

Bij deze vraag is de situatie voor de betrokkene meer prangend en dient ook direct aan de betrokkene te worden gemeld, bijvoorbeeld om zijn wachtwoord te resetten of andere maatregelen te nemen om zoveel mogelijk schade te voorkomen. Raadpleeg de ‘Beleidsregels meldplicht datalekken’ van de Autoriteit Persoonsgegevens hierover: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken

JA? > Er moet onverwijld gemeld worden aan de betrokkene. Registreer de inbreuk ook als vermeld onder Stap 4.

NEE? > Er hoeft enkel aan de Autoriteit gemeld te worden (Stap 5).

REGISTRATIE VAN INBREUKEN

Onze organisatie heeft de volgende inbreuken geregistreerd:

Inbreuk

Datum / tijdstip

Feiten

Gevolgen (of vermoedelijke)

Genomen maatregelen